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Como montar um controle de gastos para manter a sua empresa no lucro
A planilha de controle de gastos é uma ferramenta utilizada para somar todas as despesas incorridas em um determinado período.
Pois, a falta de controle é um dos maiores problemas para o caixa de uma empresa.
Portanto, para mudar a realidade do seu negócio e deixar sua o fluxo financeiro positivo, a planilha é indispensável.
Dessa forma, você mantém seus gastos visíveis e ao seu alcance e evita surpresas indesejadas.
Neste artigo, nós, da Contabilidade.net, explicaremos melhor sobre o que é uma planilha de controle de gastos, além de dar dicas importantes para te ajudar a criar o seu!
Planilha de controle de gastos empresariais
A tabela de custos do negócio considera os recursos utilizados para obtenção de matérias-primas e custos de produção.
Além disso, os pagamentos aos funcionários também estão incluídos.
A planilha de controle de gastos empresariais, por envolver questões mais complexas, requer cuidados especiais.
Pois qualquer erro em sua elaboração pode comprometer a saúde financeira geral da empresa.
Quais são as vantagens da planilha?
No caso das empresas, uma das vantagens da planilha de controle de gastos é auxiliar o empresário em seu crescimento contínuo, pois sinaliza a saúde financeira do seu negócio.
Com uma tabela de despesas empresariais, você consegue entender em que estágio sua empresa se encontra, considerando as metas de médio e longo prazo previamente traçadas.
Portanto, o fluxo de caixa e a documentação de receitas e despesas é a base do sucesso de qualquer empresa.
Em resumo, os quatro principais benefícios de seguir um gráfico de despesas da empresa são:
- Compreender os destinos dos recursos adquiridos;
- Permite redução de custos;
- Tenha uma organização nos investimentos;
- Facilitar o alcance de metas e objetivos.
Aprendendo a fazer uma planilha de controle de gastos diários do seu negócio, o empresário terá mais controle sobre onde são destinados os recursos arrecadados, ou seja, sua fatura mensal.
Os Impostos, as despesas com compra de materiais, os pagamentos de funcionários, dinheiro usado para investimentos e outros tipos de despesas e despesas da empresa podem ser incluídos nesse cálculo.
A partir do momento que o empreendedor consegue ter todas essas informações em mãos, ele consegue traçar metas mais claras segundo a sua realidade.
Assim, ele poderá analisar quais custos podem ser totalmente cortados ou reduzidos na sua organização.
Aprendendo a reduzir gastos
A redução de despesas desnecessárias ou que não são necessárias para o crescimento do negócio permite um melhor aproveitamento dos recursos na jornada empresarial.
Isso abre espaço para seu uso mais eficiente para obter maiores retornos.
Portanto, a utilização de uma tabela de custos para empresas auxilia na reorganização do plano de negócios, permitindo uma reestruturação completa da organização antes de partir para outros objetivos.
Ao acompanhar o orçamento mensal da empresa, avalia-se se os investimentos realizados trazem o retorno esperado, ou se os gastos correspondem à realidade que se vive no momento.
A partir dos resultados obtidos, é possível organizar os investimentos de forma mais adequada, o que sinaliza se o cenário atual exige um controle ainda maior das despesas ou se é possível aplicar mais recursos em áreas estratégicas para o crescimento.
É importante ressaltar que as metas traçadas pela empresa devem ser realistas.
Grandes metas podem ser divididas em pequenas metas que podem ser alcançadas gradualmente ao longo de semanas e meses.
Nesse caso, é importante não estabelecer metas que não possam ser alcançadas e que não correspondam com o orçamento.
Confira outros aspectos importantes relacionados à gestão de sua empresa:
Como montar uma planilha de controle de gastos?
A planilha de controle de gastos é totalmente personalizável, inclusive para o uso empresarial.
Quando se trata de um negócio, a construção desse documento pode ser mais complexa, mas, isso não impede que o empresário crie um primeiro modelo.
Com o tempo ele pode modificar conforme a demanda da sua empresa, adicionando mais categorias e elementos importantes ao longo do tempo.
A forma mais simples de criar uma tabela de despesas, alinhada com a maioria das atualmente em uso, contém os seguintes elementos:
- A descrição das despesas ou rendimentos auferidos pela empresa;
- O valor referente à carga;
- A data de pagamento ou a data em que a transação foi efetuada;
- O cálculo total, somando as fontes que saíram.
Organizando a planilha
No Excel, selecione os dados que serão utilizados na tabela e defina se será utilizada apenas em um setor da empresa ou na totalidade.
Em seguida, é necessário nomear as colunas da tabela que contêm as informações que serão colocadas em categorias individuais.
Além disso, é necessário descrever as características de cada despesa, o valor e a data de pagamento.
Por exemplo: despesas com material de expediente, R$200,00, compradas dia 05/07/2022.
Os ganhos podem ser indicados por um símbolo de “mais”, enquanto as despesas podem ser indicadas por um “menos”.
Isso facilita a visualização na planilha, uma vez que itens com o “menos” na frente mudam a coloração do item para vermelho.
Ao final da planilha, é necessário deixar uma coluna específica para colocar a soma total das entradas e saídas.
Dessa forma, se obtém o resultado mensal, que deve ter um valor em destaque, como em negrito.
A planilha pode ser dividida em abas, cada uma correspondendo ao mês ou ano a ser analisado.
A organização em cada uma das planilhas é, portanto, essencial para qualquer pessoa ou empresa que decida ingressar nela.
Conclusão
Com a leitura deste texto, foi possível analisar as vantagens de possuir uma planilha de controle de gastos para a sua empresa.
Através dela, podemos fazer uma análise das receitas e despesas ocorridas durante o mês ou o ano, para que se possa fazer um balanço posteriormente, o que irá te auxiliar a verificar se está com lucro ou prejuízo.
Foi possível entender como criar uma tabela de despesas?
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