Entenda como ter uma gestão de serviços contábeis eficiente em seu escritório contábil!
Entenda como ter mais eficiência ao realizar a gestão de seu escritório contábil!
Gerir os serviços contábeis da forma adequada em sua contabilidade é essencial para que você possa evitar problemas junto ao seu escritório e poupar as empresas de seus clientes de problemas.
Todavia, quem conhece as rotinas de uma contabilidade sabe que essa, de longe, não é uma tarefa fácil.
Diante disso, preparamos o presente artigo com informações importantes, as quais vão ajudar você a contar com uma gestão mais eficiente do seu empreendimento.
Fique com a gente até o final do nosso material e faça uma excelente leitura.
Por que os contadores também precisam ter cuidado com a gestão de escritório?
O dia a dia de um escritório não é tarefa fácil.
Inicialmente, temos a constante dependência do cliente, já que é ele quem envia as informações necessárias para que você possa trabalhar.
Ou seja, para que as atividades de uma contabilidade possam acontecer, é necessário que seus clientes enviem periodicamente toda a documentação da empresa.
Isso inclui os boletos ligados aos pagamentos feitos, contratos que foram pactuados, notas fiscais recebidas e emitidas, duplicatas geradas referentes à compra de clientes, extratos bancários, dentre outros.
Demora na entrega pode comprometer todas as atividades de um setor.
Ainda, se existe algo com que um escritório precisa se preocupar são os prazos.
Existem datas de vencimento de tributos, declarações, prazos que devem ser obedecidos no que se refere ao registro em órgãos públicos, dentre outros.
Lembrando que, tratando-se desses limites, é importante considerar que, para que eles sejam cumpridos pelos clientes, tratando-se de guias de pagamentos de tributos, o escritório precisa remetê-las com antecedência, tendo em vista que o financeiro da empresa precisa se organizar para realizar o pagamento.
Se isso não bastasse, temos as constantes mudanças na legislação, rotatividade de colaboradores existentes em alguns escritórios, dentre vários outros problemas com os quais a gestão de uma contabilidade precisa lidar.
Quando ela não é realizada da forma correta, pequenos deslizes podem se transformar em sérios problemas.
Por exemplo, ao não enviar todas as declarações em tempo hábil e da forma correta, a empresa ficará exposta a autuações, o que compromete a credibilidade do escritório e, por vezes, faz com que se tenha de arcar com o pagamento de juros e multas junto ao cliente.
A gestão de um escritório tem fundamental importância no que se refere a lidar com esse contexto.
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Quais as dificuldades que podem enfrentar quanto ao assunto?
Dentre os obstáculos que os contadores têm de enfrentar, temos educar seus clientes para que eles tenham uma organização interna que possibilitem o envio da documentação em tempo hábil.
Também temos a necessidade de adotar tecnologia que permitam foco na análise e que contribuam para reduzir ou eliminar lançamentos manuais.
Ainda, contar com uma equipe motivada, atualizada quanto às mudanças na legislação e plenamente preparada para lidar com os desafios existentes e que possam surgir nesse cenário são aspectos que representam verdadeiros desafios para a gestão de um escritório contábil.
O que fazer para ter uma gestão de serviços mais eficiente?
Um ponto importante o qual precisa ser levado em conta quando se trata de administrar um escritório contábil está em entender o que está trazendo maiores dificuldades à gestão de seus serviços.
Feito isso, é fundamental identificar estratégias as quais permitam lidar, da forma correta, com cada problema identificado.
Por exemplo, tratando-se de atraso na entrega de documentos, auxilia a empresa a adotar processos e tecnologias as quais permitem mais agilidade em suas rotinas.
No que se refere à sua equipe, identificar maneiras as quais contribuam com que ela possa estar mais satisfeita e empenhada no que se refere à realização de suas tarefas é preciso.
Assinar periódicos, adquirir cursos e treinamentos que tragam informações sobre mudanças na legislação tributária, trabalhista e previdenciária, por exemplo, e separar período do dia para que se possa estudar esses materiais são uma forma de fazer com que seu time esteja atualizado quanto a mudanças que tenham influência na prestação de seus serviços.
Também é importante que suas rotinas estejam estruturadas de maneira a proporcionar mais fluidez de seus processos.
Sendo assim, evite adotar práticas as quais fazem com que seus setores ou mesmo colaboradores acabem ficando ainda mais dependentes uns dos outros.
Perceba também que os seus colaboradores trabalham com informações; nesse sentido, é necessário que elas estejam organizadas de maneira a facilitar o seu acesso.
Dessa maneira, cuidado com a maneira como seus arquivos são organizados.
Optar pela digitalização de documentos e uso do certificado digital é uma maneira inteligente de facilitar que isso seja feito em sua empresa.
Por que terceirizar é uma opção inteligente e como ela ajuda contadores?
Nesse contexto, uma estratégia que vem sendo utilizada cada vez mais por contadores consiste na terceirização de serviços prestados pelo escritório.
Perceba que a Lei 13.429/2017, também conhecida como Lei da Terceirização, vem para permitir que a atividade-fim de uma empresa possa ser realizada por outro empreendimento.
Ou seja, nossa legislação atual permite que você conte com a terceirização de forma integral em seu escritório contábil.
Nesse sentido, você bem sabe o quão contar com essa estratégia pode ajudar na gestão de um empreendimento.
Com a ajuda de quem entende, fica muito mais fácil cumprir suas obrigações junto a seus clientes e ter mais tempo para se dedicar a implementar outras atividades em seu empreendimento, como aquelas ligadas à consultoria.
No link abaixo, você conhecerá quem pode ajudar nessa tarefa:
Contabilidade.net: vamos facilitar a gestão do seu empreendimento
Ao chegar aqui, deu para perceber o quão importante é ter uma gestão eficiente das rotinas do seu escritório contábil.
Ter ajuda de especialistas contribui para que você faça isso com mais praticidade, e nós, da Contabilidade.net, temos o preparo para ajudar você nessa tarefa, facilitando que você possa se dedicar a atuar na área de consultoria, por exemplo.
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