Contador, saiba o que fazer para encontrar o software contábil adequado!
Conheça o que considerar o buscar por um software contábil para o seu escritório
Nos dias atuais, o software contábil é uma ferramenta indispensável a qualquer escritório, principalmente quando consideramos as várias exigências às quais clientes precisam cumprir junto ao Estado.
Todavia, escolher o ideal nem sempre é uma tarefa fácil, tendo em vista principalmente a variedade de sistemas existentes no mercado.
Sabendo disso, no artigo de hoje separamos informações importantes, as quais vão ajudar você a conhecer melhor como optar pelo ideal de forma a não sobrecarregar o seu caixa, tampouco aquele o qual não consiga atender suas necessidades.
Como um software para escritórios de contabilidade funciona?
Um software contábil é produzido para auxiliar o contador em suas rotinas.
Nesse contexto, primordialmente ele ajudará a lidar com demandas dos setores, de forma específica.
Por conta disso, é comum que sistemas de escritórios contem com diferentes módulos, cada um deles irá ser usado por um departamento, para que suas atividades sejam realizadas.
Sendo assim, temos o módulo fiscal, o qual irá permitir o lançamento de notas fiscais, sejam elas de entradas, saídas, serviços tomados ou prestados.
Nele os tributos são calculados, e alguns permitem a emissão até mesmo das guias.
Após a apuração, o módulo fiscal possibilita a emissão dos livros com informações sobre como ela foi feita, os quais são, por exemplo:
- Livro Registro de Entradas;
- Livro Registro de Saídas;
- Livro de Apuração do ICMS;
- Livro Registro de Serviços Prestados;
- Livro Registro de Serviços Tomados, etc.
Tratando-se do módulo relativo ao departamento pessoal, ele ajudará no cálculo da folha de pagamento, impressão de holerites, controle de férias, etc.
Costumamos ter também o módulo contábil, em que os lançamentos de toda movimentação da empresa são feitas para que se possa elaborar o Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, dentre outros demonstrativos.
Um ponto importante é que o software contábil também vai gerar informações para que o contador possa enviar, por exemplo, os arquivos do Sistema Público de Escrituração Digital.
Todavia, é fundamental trazer que, para poder operar da maneira adequada, o software contábil precisará estar devidamente parametrizado.
Isso significa dizer que os critérios usados para calcular os tributos, apurar a folha de pagamento, dentre outros, deve estar de acordo como manda a legislação.
Sugestão de leitura:
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- Entenda o que é o imposto “come-cotas” e sua cobrança
- Comprar uma empresa: o que considerar?
Por que é importante ter um software contábil?
É importante trazer que é basicamente impossível que um contador consiga dar conta de todas suas atribuições sem o uso de um sistema.
Inicialmente é preciso lembrar que muitas empresas possuem uma movimentação expressiva, digitá-las manualmente pode ser inviável.
Também temos obrigações junto ao Estado, como a Escrituração Fiscal Digital, que demanda que o escritório tenha uma ferramenta a qual possibilite gerar os arquivos eletronicamente.
Por meio de um software é possível também que você possa ter mais controle sobre suas rotinas e sobre as obrigações de seus clientes.
A atual postura do Estado em informatizar seus processos, por vezes, não permite que o contador atue sem o auxílio dessa ferramenta.
Quais as maiores dificuldades que contadores costumam ter ao escolher a ferramenta?
Escolher um programa nem sempre é tarefa fácil para um escritório, principalmente para aqueles contadores que estão iniciando agora sua jornada na profissão.
Quando a gente percebe que existem vários tipos de ferramentas no mercado, nos damos conta de que optar pelo software ideal é, de fato, um grande desafio.
Por exemplo, atualmente a gente conta com ferramentas como:
- Quickbooks;
- Nibu;
- WK Radar;
- Contaazul;
- Domínio;
- Calima.
Cada um deles conta com funcionalidades distintas e que podem ajudar ou trazer complicações à sua empresa.
Por exemplo, o Domínio e o WK Radar possuem um conjunto variado de funcionalidade, permitindo importações, cálculo automático de impostos, dentre outros.
Contudo, o investimento que deve ser feito para adquirir e as taxas de manutenção costumam ser maiores.
Já o Calima disponibiliza uma versão “free”, mas com muitas limitações, para usar a versão completa também costuma ser preciso pagar.
Conhecer quais, de fatos, são as necessidades da empresa, qual a facilidade de usar o sistema e se, de fato, terão o suporte necessário ao implementar no dia a dia da empresa a ferramenta são outros desafios com os quais contadores precisam lidar quando se trata do assunto.
O que considerar ao escolher um software contábil para o seu escritório?
Para que você possa fazer uma escolha adequada, quando se tratar do software contábil da sua empresa, é fundamental, inicialmente, que você conheça quais as necessidades do seu negócio.
Nesse contexto, procure conhecer quais os perfis de seus clientes atuais e também daqueles com os quais deseja lidar.
Leve em consideração os valores cobrados, afinal, ao adquirir um novo sistema para o seu escritório você precisará ter capacidade financeira para quitar as suas dívidas.
Todavia, considere também que seu negócio poderá crescer, obter novos clientes e precisar de uma ferramenta mais robusta.
Migrar os dados de um sistema para outro demanda tempo e costuma ser uma tarefa complicada.
Um ponto muito importante, o qual você precisará se assegurar que, de fato, funciona, consiste no suporte oferecido pela empresa.
A fim de que o seu sistema possa operar da forma adequada, ou seja, calculando tributos, realizando importações, gerando a folha de pagamento etc., ele precisará ser devidamente configurado e você poderá ter muita dificuldade nesse período.
Sendo assim, busque identificar principalmente a experiência de outros clientes com o suporte oferecido e também a existência de canais de atendimento os quais contribuam para facilitar a comunicação.
Pedro Nery: vou ajudar seu escritório a ter melhores resultados!
A gente pode perceber em nossa conversa que escolher o software que será usado em sua contabilidade é uma decisão importante, mas uma tarefa difícil.
Seguir as dicas que trouxemos ajudará você a fazer escolhas mais acertada, e eu, Pedro Nery, entendo do assunto, vou dar o apoio de que você precisa para que lidar com seu escritório seja algo prático e simples.
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