Como encontrar o melhor software contábil?

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Contador, saiba o que fazer para encontrar o software contábil adequado!

 Conheça o que considerar o buscar por um software contábil para o seu escritório

Nos dias atuais, o software contábil é uma ferramenta indispensável a qualquer escritório, principalmente quando consideramos as várias exigências às quais clientes precisam cumprir junto ao Estado.

Todavia, escolher o ideal nem sempre é uma tarefa fácil, tendo em vista principalmente a variedade de sistemas existentes no mercado.

Sabendo disso, no artigo de hoje separamos informações importantes, as quais vão ajudar você a conhecer melhor como optar pelo ideal de forma a não sobrecarregar o seu caixa, tampouco aquele o qual não consiga atender suas necessidades.

Como um software para escritórios de contabilidade funciona?

Um software contábil é produzido para auxiliar o contador em suas rotinas.

Nesse contexto, primordialmente ele ajudará a lidar com demandas dos setores, de forma específica.

Por conta disso, é comum que sistemas de escritórios contem com diferentes módulos, cada um deles irá ser usado por um departamento, para que suas atividades sejam realizadas.

Sendo assim, temos o módulo fiscal, o qual irá permitir o lançamento de notas fiscais, sejam elas de entradas, saídas, serviços tomados ou prestados.

Nele os tributos são calculados, e alguns permitem a emissão até mesmo das guias.

Após a apuração, o módulo fiscal possibilita a emissão dos livros com informações sobre como ela foi feita, os quais são, por exemplo:

  • Livro Registro de Entradas;
  • Livro Registro de Saídas;
  • Livro de Apuração do ICMS;
  • Livro Registro de Serviços Prestados;
  • Livro Registro de Serviços Tomados, etc.

Tratando-se do módulo relativo ao departamento pessoal, ele ajudará no cálculo da folha de pagamento, impressão de holerites, controle de férias, etc.

Costumamos ter também o módulo contábil, em que os lançamentos de toda movimentação da empresa são feitas para que se possa elaborar o Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, dentre outros demonstrativos.

Um ponto importante é que o software contábil também vai gerar informações para que o contador possa enviar, por exemplo, os arquivos do Sistema Público de Escrituração Digital.

Todavia, é fundamental trazer que, para poder operar da maneira adequada, o software contábil precisará estar devidamente parametrizado.

Isso significa dizer que os critérios usados para calcular os tributos, apurar a folha de pagamento, dentre outros, deve estar de acordo como manda a legislação.

Sugestão de leitura:

Por que é importante ter um software contábil?

É importante trazer que é basicamente impossível que um contador consiga dar conta de todas suas atribuições sem o uso de um sistema.

Inicialmente é preciso lembrar que muitas empresas possuem uma movimentação expressiva, digitá-las manualmente pode ser inviável.

Também temos obrigações junto ao Estado, como a Escrituração Fiscal Digital, que demanda que o escritório tenha uma ferramenta a qual possibilite gerar os arquivos eletronicamente.

Por meio de um software é possível também que você possa ter mais controle sobre suas rotinas e sobre as obrigações de seus clientes.

A atual postura do Estado em informatizar seus processos, por vezes, não permite que o contador atue sem o auxílio dessa ferramenta.

Quais as maiores dificuldades que contadores costumam ter ao escolher a ferramenta?

Escolher um programa nem sempre é tarefa fácil para um escritório, principalmente para aqueles contadores que estão iniciando agora sua jornada na profissão.

Quando a gente percebe que existem vários tipos de ferramentas no mercado, nos damos conta de que optar pelo software ideal é, de fato, um grande desafio.

Por exemplo, atualmente a gente conta com ferramentas como:

  • Quickbooks;
  • Nibu;
  • WK Radar;
  • Contaazul;
  • Domínio;
  • Calima.

Cada um deles conta com funcionalidades distintas e que podem ajudar ou trazer complicações à sua empresa.

Por exemplo, o Domínio e o WK Radar possuem um conjunto variado de funcionalidade, permitindo importações, cálculo automático de impostos, dentre outros.

Contudo, o investimento que deve ser feito para adquirir e as taxas de manutenção costumam ser maiores.

Já o Calima disponibiliza uma versão “free”, mas com muitas limitações, para usar a versão completa também costuma ser preciso pagar.

Conhecer quais, de fatos, são as necessidades da empresa, qual a facilidade de usar o sistema e se, de fato, terão o suporte necessário ao implementar no dia a dia da empresa a ferramenta são outros desafios com os quais contadores precisam lidar quando se trata do assunto.

O que considerar ao escolher um software contábil para o seu escritório?

Para que você possa fazer uma escolha adequada, quando se tratar do software contábil da sua empresa, é fundamental, inicialmente, que você conheça quais as necessidades do seu negócio.

Nesse contexto, procure conhecer quais os perfis de seus clientes atuais e também daqueles com os quais deseja lidar.

Leve em consideração os valores cobrados, afinal, ao adquirir um novo sistema para o seu escritório você precisará ter capacidade financeira para quitar as suas dívidas.

Todavia, considere também que seu negócio poderá crescer, obter novos clientes e precisar de uma ferramenta mais robusta.

Migrar os dados de um sistema para outro demanda tempo e costuma ser uma tarefa complicada.

Um ponto muito importante, o qual você precisará se assegurar que, de fato, funciona, consiste no suporte oferecido pela empresa.

A fim de que o seu sistema possa operar da forma adequada, ou seja, calculando tributos, realizando importações, gerando a folha de pagamento etc., ele precisará ser devidamente configurado e você poderá ter muita dificuldade nesse período.

Sendo assim, busque identificar principalmente a experiência de outros clientes com o suporte oferecido e também a existência de canais de atendimento os quais contribuam para facilitar a comunicação.

Pedro Nery: vou ajudar seu escritório a ter melhores resultados!

A gente pode perceber em nossa conversa que escolher o software que será usado em sua contabilidade é uma decisão importante, mas uma tarefa difícil.

Seguir as dicas que trouxemos ajudará você a fazer escolhas mais acertada, e eu, Pedro Nery, entendo do assunto, vou dar o apoio de que você precisa para que lidar com seu escritório seja algo prático e simples.

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