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Entenda como automatizar as tarefas em seu escritório de maneira eficiente!
Saiba o que considerar ao automatizar as tarefas em seu escritório contábil
Preocupar-se com automatizar tarefas deve ser algo presente no dia a dia de todo contador que sabe a importância de cada minuto do seu time.
Todavia, esse é um desafio existente na maioria dos escritórios de contabilidade.
A boa notícia é que existem várias tecnologias e estratégias as quais permitem que isso seja possível em seu negócio — e será sobre esse o tema que vamos conversar em nosso artigo.
Sendo assim, fique com a gente até o final do nosso material, faça uma excelente leitura e conheça alternativas as quais vão ajudar você a automatizar tarefas com eficiência em sua contabilidade.
O que podemos entender por automatizar as tarefas?
A fim de que você entenda melhor sobre que esse assunto se trata, é importante que a gente compreenda como funcionam as rotinas de um escritório contábil.
As informações geradas por uma empresa em um determinado período, as quais tiveram impacto no patrimônio e alguma forma, são lançadas, tratadas e organizadas sob forma de relatórios.
Esses dados vão ser importantes para que se possa evidenciar a situação patrimonial do empreendimento e também servirão para que se cumpra obrigações presentes na legislação, principalmente tributária, trabalhista e previdenciária.
Por exemplo, toda nota fiscal emitida em nome da empresa e por ela deve ser devidamente lançada em contas específicas, tendo como base critérios contábeis estabelecidos pela técnica dessa ciência.
A partir desses processos, por exemplo, são calculados os impostos, a folha de pagamento, bem como se obtém informações que, no futuro, serão utilizadas para preencher declarações e gerar demonstrativos os quais irão permitir que se conheça mais sobre o cenário da empresa, tornando mais fácil a tomada de decisão.
Nesse aspecto, um dos pontos importantes é que esse processo de lançamento e classificação, por vezes, já foi lançado pelo próprio cliente em seus sistemas ou mesmo essas informações já estão presentes em arquivos digitais, o que permite que os respectivos registros nos programas possam ser realizados com maior facilidade.
E é nesse ponto que entra a automatização de tarefas, a qual possibilita que esses lançamentos sejam realizados de maneira mais simples, sem a necessidade ou precisando da mínima intervenção humana
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Quais cuidados ter ao realizá-la em sua contabilidade?
Embora seja algo que ajuda seu escritório a ter mais tempo para se dedicar a outras atividades, como a análise das informações geradas, ao automatizar processos em sua contabilidade, é preciso que você se atente para alguns aspectos.
Perceba que, por vezes, isso é feito com uma grande quantidade de informações, dependendo obviamente do tamanho e contexto da empresa.
Logo, caso os seus sistemas não estejam devidamente parametrizados, você poderá ter sérios problemas com os seus registros, os quais poderão ir de lançamento feito em contas erradas a até mesmo impostos calculados de forma equivocada.
Ainda, dependendo do momento em que isso tenha sido percebido, você poderá ter ainda mais problemas ao ter que excluir ou alterar esses registros.
Outro ponto importante está em elaborar rotinas para evitar duplicidade desses lançamentos.
Perceba que, por ser um procedimento simples, em boa parte das vezes, automatizar suas tarefas pode fazer com que um grupo de movimentações seja lançado mais de uma vez, comprometendo o seu trabalho final.
Por que para muitos contadores implementar essa estratégia é algo complicado?
Nesse contexto, uma das principais dificuldades enfrentadas por contadores que buscam automatizar as tarefas em seus escritórios está em contar com uma ferramenta adequada, que possibilite realizar essa tarefa com maestria.
Isso acontece, pois nem todos os sistemas utilizados em escritórios de contabilidade estão preparados para fornecer recursos que possibilitam automatizar as tarefas.
Como exemplo disso, a gente pode citar softwares que contenham diferentes módulos, como contábil, fiscal e pessoal, mas que não permitam a integração de dados entre eles.
Ainda, outro grande desafio está em contar com uma equipe que saiba utilizar essas ferramentas de maneira completa, sabendo parametrizar para que se possa automatizar as tarefas da maneira certa e até mesmo identificar, com mais facilidade, possíveis divergências ocorridas no processo.
Como automatizar as tarefas com eficiência em seu escritório?
Existem várias formas de automatizar as tarefas em um escritório contábil.
A maneira mais prática de fazer isso consiste em utilizar programas de automação que permitam tanto a importação de arquivos dos clientes quanto o compartilhamento de informações entre os seus diferentes módulos.
Isso ajuda você a poupar tempo, reduzir a probabilidade de ocorrência de erro humano e retrabalho.
O Domínio Sistemas é um exemplo de software que permite tal feito.
Por exemplo, ao ser parametrizado corretamente, ao se calcular os tributos da empresa, em uma determinada competência, é possível também realizar a integração como o módulo contábil e gerar os lançamentos.
Nesse sentido, o trabalho do seu departamento fiscal já ajuda nas rotinas do setor contábil.
Outra forma que contribui para agilizar suas rotinas está em importar os dados de seus clientes, muitas vezes usando até mesmo arquivos .txt, ou seja, gerados no bloco de notas, para evitar que elas tenham de ser lançadas manualmente e uma a uma novamente.
Esse não costuma ser um processo muito complexo, mas é necessário que se entenda o leiaute dos sistemas envolvidos e se tenha conhecimento quanto ao uso de planilha para que tratar as informações vindas de seus clientes da maneira certa.
Como empresas especializadas podem ajudar você a otimizar as rotinas do seu escritório?
Ainda, outra estratégia que tem se mostrado muito viável a qual tem ajudado muitos escritórios a facilitarem suas rotinas e terem mais tempo para se dedicarem a atividades que levem mais lucro consiste em terceirizar os serviços contábeis.
Existem empresas com as quais você pode contar para tratar de aspectos burocráticos dos seus clientes, como o cálculo de tributos e da folha de pagamento, evitando que você tenha de se preocupar com esses aspectos e contribuindo para que você tenha mais tempo para focar, por exemplo, em atividades de consultoria.
No link abaixo, você conhecerá quem pode ajudar nessa tarefa:
Contabilidade.net: soluções na medida certa para o seu desenvolvimento
Pudemos observar em nossa conversa a importância de buscar maneiras de automatizar as tarefas em um escritório contábil; conseguimos entender também que existem diferentes formas de fazer isso, e uma que pode ajudar o seu é a terceirização financeira.
Nós, da Contabilidade.net, ajudamos contadores a lidar com a parte burocrática e trabalhosa de suas atividades para que tenham mais tempo para focar aquelas ligadas à consultoria e que possam contribuir para agregar valor aos seus serviços.
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