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Como otimizar os processos na sua empresa aumentando a produtividade
A otimização de processos é uma técnica que utiliza o mapeamento das atividades executadas, a identificação e eliminação de disfunções e a padronização de rotinas.
Dessa forma, gera-se otimização do tempo nas tarefas diárias, permitindo que a organização caminhe em busca dos melhores resultados.
Além disso, justamente por causa dessa gestão de processos, tarefas desnecessárias, erros e desperdícios são significativamente reduzidos, métodos de trabalho são aprimorados e resultados mais satisfatórios são fornecidos.
Existem muitas formas de medir o grau de desempenho de uma organização.
Sendo assim, é fundamental saber detalhadamente o que você quer controlar, definir como otimizar os processos e saber qual a capacidade de produção atual do seu negócio.
A validação pode ser efetuada a partir de indicadores de desempenho (KPIs) — essas são métricas que precisam ser estabelecidas conforme as necessidades da sua organização.
Confira essa relação lendo este artigo e reduza a perda de tempo na sua organização!
Otimização de Processos: entenda mais sobre esse assunto
O aumento da produtividade é uma busca que todas as empresas procuram, pois o melhor desempenho resulta em maiores lucros e uma maior lucratividade.
Portanto, o segredo da eficiência é fazer mais coisas com os mesmos ou até menos recursos.
Contudo, para obter esse desempenho, é preciso saber otimizar os processos. Veja algumas atitudes para conseguir esse objetivo:
1. Aprimore os seus processos
Uma das formas mais eficazes para o aumento da produtividade em uma organização é através da automação dos processos.
O uso de softwares e de sistemas e ferramentas tecnológicas conseguem diminuir as etapas, agilizando as tarefas, evitando os erros e retrabalhos.
Além disso, afasta os funcionários de atividades puramente operacionais.
Dessa maneira, você aloca funcionários para funções realmente importantes, como o suporte estratégico.
Um exemplo da importância de automatizar processos é a quantidade de obrigações secundárias que as empresas brasileiras cumprem.
Segundo a pesquisa Doing Business, do Banco Mundial, o Brasil é o país onde as organizações mais dedicam tempo ao compliance tributário.
Quase 2.000 horas são gastas anualmente em tarefas burocráticas — lembre-se que essa é uma média.
Isso significa existir empresas gastando em torno desse tempo em funções secundárias.
Não há dúvida de que os mais eficazes usam sistemas de gerenciamento computadorizados, como planejamento de recursos empresariais (ERP) e gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).
2. Flexibilização da Execução de Tarefas
O trabalho remoto (home office) ou outras cargas de trabalho podem impactar positivamente a produtividade de seus funcionários.
Para testar os benefícios de trabalhar em casa, pesquisadores universitários da universidade de Stanford estudaram uma empresa chinesa de telemarketing.
Ela separou parte de sua equipe para realizar suas funções em casa quatro dias por semana, enquanto os demais mantiveram a rotina tradicional.
O resultado: os funcionários que trabalham remotamente foram 13% mais produtivos do que os outros funcionários.
Obviamente, devemos considerar cada caso em separado, mas é um aspecto a ter em conta.
Para que este tipo de ação seja efetuada, é preciso ter sistemas de comunicação remotos eficientes com equipamentos adequados.
Sendo assim, as estações de trabalho devem estar aptas a realizar os trabalhos por meio dos sistemas utilizados pela sua empresa, com o mesmo nível de processamento que existiria presencialmente.
3. Redução do número de reuniões
Cada vez mais, as empresas se preocupam com o tempo excessivo gasto em reuniões que na maior parte das vezes não produzem resultados práticos.
Quanto mais frequentes e longas forem essas reuniões, menor será a produtividade.
Dizemos isso, pois nem sempre fica claro o objetivo da reunião e como deve ser a participação de cada pessoa. Então é difícil, mesmo que o efeito seja positivo.
Devendo usar a mesma lógica para os e-mails enviados para inúmeras pessoas.
Muitas vezes, a maioria dos destinatários dessas mensagens está na lista sem precisar estar.
E assim os e-mails ficam lotados de mensagens e ocupam um tempo que poderia ser melhor aproveitado.
Portanto, lembre-se: antes da reunião, diga aos participantes o motivo da reunião para chegarem prontos para contribuir e otimizar seu tempo.
Revise também a prática de enviar e-mails. Todo mundo realmente precisa saber todas as notícias…?
4. Investimento em tecnologia
A tecnologia pode aumentar significativamente a sua relação com a produtividade.
Analise quanto tempo você gasta armazenando, pesquisando e rastreando documentos físicos.
Já se perguntou quanto trabalho pode economizar ao investir na digitalização de documentos?
Há soluções para arquivamento e compartilhamento de documentos pela rede, que permitem a rápida localização de qualquer informação.
Outro destaque é que, ao coletar informações em ambiente digital, a análise dos dados relacionados à gestão, operações ou clientes é mais eficiente.
A informatização e digitalização de informações, de arquivos e documentos permitem que uma empresa identifique lacunas que precisam ser preenchidas e oportunidades de negócios que podem ser exploradas.
Portanto, preste atenção também à necessidade de novos computadores e dispositivos cujas versões mais recentes oferecem desempenho superior.
5. Estabelecimento de metas
Crie metas de produtividade alcançáveis e apoiadas por uma base métrica sólida, que também será importante para o gerenciamento de processos.
Ou seja, se sua organização almeja aumentar a produtividade, ela deve acompanhar os resultados para analisar se está realmente obtendo sucesso.
Para isso, os principais KPIs são essenciais, visto que indicarão exatamente como era o desempenho durante todo o período das mudanças.
Leia mais sobre a importância de otimizar os processos de sua empresa através dos materiais abaixo:
Tenha o suporte de especialistas em sua rotina
Além dos benefícios citados no artigo, a otimização de processos traz diversos benefícios, impactando positivamente na sua organização.
Ademais, há redução de custos, desperdícios e melhoria das rotinas de trabalho.
Isso significa que também é possível aumentar e melhorar a produtividade e aumentar o tempo para focar outras atividades ou produzir mais.
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